ООО "Альт-Софт"
Состоялся запуск электронного каталога Государственного архива Новгородской области
Межрегиональный круглый стол «Аудиовизуальное наследие» в Государственном архиве электронной и кинодокументации Чувашской Республики
Запуск совместного проекта Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) и ООО "Альт-Софт"
КАИСА-Архив

Краткое описание технологии комплексной информатизации архива с использованием ПИК «КАИСА-Архив»


Создание и ведение единой базы данных архива

В единой базе данных архива хранятся оцифрованные архивные документы и их описания, которые создаются с использованием электронного научно-справочного аппарата (НСА) архива. Описание архивных документов осуществляется по принятой в архивах иерархической схеме:

• Фонд

• Опись с разделами 

• Единица хранения (дело)

• Документ

Разработчик производит конвертацию  (автоматизированное включение) в единую базу данных созданных в различных подразделениях архива тематических баз данных и электронных справочников.

Обеспечивается обмен информацией с системой автоматизированного централизованного государственного учета  «Архивный фонд», версии 3 – 5.0:

• конвертация данных из базы данных под управлением программного комплекса «Архивный фонд» в единую базу данных архива;

• конвертация из единой базы данных архива в базу данных под управлением ПК «Архивный фонд» для отчетности.

Обеспечено сканирование архивного документа непосредственно в базу данных и автоматизированное соединение цифровой копии с метаописанием документа.

К описаниям архивных документов можно присоединять файлы любого формата (все текстовые и графические форматы, PDF, аудио, видео).


Электронный научно-справочный аппарат

Разработчиками осуществляется перевод в электронный формат научно-справочного аппарата (НСА) архива, обеспечивающего поиск и идентификацию документов, хранящихся в архиве.

Обеспечивается формирование и ведение в электронном формате основных видов каталогов и картотек:

• Систематического каталога

• Именного каталога

• Географического каталога

• Предметного каталога

• Картотеки организаций 

• Различных тематических картотек

Обеспечивается возможность одновременного использования двух схем классификации: СЕК и ЕКДИ.

Обеспечена адаптация к особенностям сложившегося в конкретном архиве НСА.

Наряду с фондовой системой хранения документов, поддерживается нефондовая форма хранения документов в аудиовизуальных архивах.

Обеспечено ведение НСА и описание документов с произвольной глубиной вложенности (например, учет фотоальбомов с полистным описанием и возможностью описания каждого снимка на листе). Иерархические описи (части, разделы, тома), иерархические дела (дело – документ – часть документа – лист).

Описание документов и ведение  электронного НСА архива может осуществляться на нескольких языках.

Обеспечена совместимость описания архивных документов с международными стандартами ISAD, EAD, OAE и др.

Обеспечено подключение единой базы данных архива к поисковым системам и сводным информационным ресурсам по согласованным протоколам взаимодействия.

Поддерживается многоаспектный поиск и выборка информации по всем информационным объектам единой базы данных. Поиск и выборка информации осуществляется по комбинированным критериям, по всем реквизитам, описывающим архивные документы, включая контекстный поиск и поиск по значениям справочных реквизитов НСА, а также по текстам присоединенных документов в формате DOC, RTF, PDF(A).

Все подразделения архива в процессе плановой работы пополняют и используют единую базу данных архива.

Автоматизирован документооборот архива, связанный с движением единиц хранения. Кроме стандартных форм документов учёта (описи, акты, каталожные карточки, …),  обеспечено создание и вывод на печать списков (фондов, описей, единиц хранения, дел, документов), сформированных по произвольному поисковому запросу. При этом пользователь сам выбирает состав реквизитов требуемого списка.

Разработаны автоматизированные рабочие места подразделений архива:

АРМ отдела комплектования:

• Описание документов в единой базе данных при их поступлении в архив;

• Учет работы с учреждениями источниками комплектования;

• Автоматизированная подготовка протоколов заседания и заключений экспертной комиссии, актов приема на хранение, сдаточных описей.

АРМ отдела обеспечения сохранности и государственного учета:

• Автоматизированное формирование шифров принимаемых на хранение дел;

• Учет технического состояния архивных документов;

• Мониторинг движения и местонахождения единицы хранения в архиве;

• Формирование страхового фонда и фонда пользования;

• Учет особо ценных документов;

АРМ отдела использования:

• Подготовка всех публикаций архивных документов в единой базе данных (путеводители, справочные издания, выставки, компакт-диски, тематические каталоги, альбомы, …);

• Создание электронного читального зала. Обеспечение работы пользователей с единой базой данных архива  в читальном зале;

• Обслуживание с использованием сети Интернет удалённых тематических и социально-правовых запросов пользователей, а также заказов на предоставление цифровых копий архивных документов.

Синхронное Интернет-представление единой базы данных архива:

• Обеспечено синхронное представление репликации текущего состояния базы данных в Интернете, включая электронный НСА архива и оцифрованные архивные документы;

• Обеспечено ведение всех страниц сайта сотрудниками архива в единой базе данных: разделы сайта, текстовые материалы, изображения, новостная лента, виртуальные выставки, интернет-публикации;

• Обеспечена защита цифровых копий документов от нерегламентированного использования: возможность наложения "водяных" знаков при выводе изображений на сайте, представление изображений на сайте в ограниченном экранном разрешении, недостаточном для полиграфического использования.


Поставка программно-информационного комплекса, администрирование, технологические особенности ПИК

Предлагаем три варианта поставки ПИК КАИСА-Архив:

• Установка  ПИК на сервере архива;

• Предоставление доступа к серверу разработчика, установленному в дата-центре, для ведения единой базы данных архива через Интернет;

• Поставка программно-аппаратного комплекса, включающего сервер для базы данных и сетевое хранилище для хранения электронных документов и цифровых образов архивных документов.

Обеспечена возможность удаленной установки программного обеспечения ПИК и удаленного администрирования базы данных и ПИК.

В составе ПИК КАИСА-Архив поставляется реляционная СУБД Oracle. Уровень бизнес-логики разработан на основе технологий J2EE. В качестве контейнера используется Apache Tomcat.

Обеспечена мультиплатформенность: серверная часть ПИК КАИСА-Архив предусматривает возможность установки на операционные системы семейства Sun Solaris, Linux или Microsoft Windows Server. В качестве клиента, в том числе удаленного, может использоваться произвольный компьютер, поддерживающий браузер Internet Explorer, Mozilla FireFox.

Реализованы различные схемы хранения цифровых копий архивных документов:

• хранение цифровых копий  в  базе данных;

• использование для хранения цифровых копий внешнего хранилища под управлением ПИК «КАИСА-Архив».

Обеспечена возможность ведения базы данных по защищенному каналу удаленного доступа через Интернет.

Обеспечено разделения права доступа к информационным объектам базы данных и к отдельным атрибутам их описания.

Обеспечено протоколирование всех изменений в базе данных с сохранением даты, времени и идентификатора пользователя, производившего изменение.


Правовое обеспечение и защита информации

«Альт-Софт» является  правообладателем на систему КАИСА - основной компонент ПИК КАИСА-Архив: Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2010611170.

Архиву передаются неисключительные лицензии на использование ПИК КАИСА-Архив и СУБД Oracle в составе ПИК КАИСА-Архив.

«Альт-Софт» имеет «Лицензию на деятельность по технической защите конфиденциальной информации».


Усовершенствованный пользовательский интерфейс

На основе многолетнего внедрения ПИК КАИСА-Архив в архивах России разработан новый пользовательский интерфейс, который имеет следующие отличия от интерфейса других архивных информационных систем:

• Обеспечен табличный ввод и редактирование данных в единой базе данных архива (как в таблицах EXCEL).

• Пользователь может сам выбирать состав и порядок следования атрибутов базы данных для редактирования и ввода данных.

• Пользователь может сам выбирать состав, порядок следования и сортировку для столбцов экранного представления информационных объектов базы данных.

•  Обеспечен развитый аппарат работы с вводом повторяющихся значений атрибутов по умолчанию.

•  Поддержана работа с "избранным" - каждый пользователь может создавать свои выборки экземпляров информационных объектов для дальнейшей работы с ними.

• Создан инструментарий для самостоятельной генерации пользователями произвольных статистических отчетов из базы данных. 

•  Создан инструментарий для формирования выставок и тематических публикаций архивных документов в формате настраиваемого пользователем тематического сайта.

• Разработано синхронное рабочее Интернет-представление базы данных для удалённых пользователей.

• Реализован многооконный режим работы со всеми справочниками и информационными объектами базы данных.

• Реализован режим управления окнами. 

• В многооконном режиме реализовано удобное использование справочников при вводе и редактировании значений соответствующих атрибутов информационных объектов.

• Обеспечена настройка и сохранение индивидуального представления интерфейса для каждого пользователя (удобно для реализации различных операций, выполняемых  пользователями в базе данных). 

• В поисковой машине создан удобный интерфейс для выбора справочного атрибута для поисковой операции.

• Реализовано удобное древовидное представление иерархических информационных объектов и справочников.

ПИК «КАИСА-Архив» обеспечивает дополнительную возможность ведения единой базы данных, объединяющей все архивы региона на одном сервере.

• Каждый архив видит только свои объекты: фонды, описи, дела, НСА. При этом поддерживается ведение общих справочников архивов региона (схема классификации, географический указатель, учетные справочники). 

• Формируется Интернет-представление единого электронного каталога всех архивов региона. Читатель в общем читальном зале единым поиском может найти документы всех архивов региона.

• В единой базе данных поддерживается фондовая, не фондовая и смешанная организации хранения архивных документов.

• Для информатизации всех архивов региона необходим только один сервер, один ПИК КАИСА-Архив, одно электронное хранилище для электронных документов и цифровых копий архивных документов.

• Только одна служба технического обеспечения – общая для всех архивов региона обслуживает серверное оборудование и каналы связи.

• Возможность включения  муниципальных  архивов в единую базу данных архивов региона.

• Возможность ввода и корректировки данных для каждого архива региона по защищенному каналу удаленного доступа через Интернет.

• Формирование сводных показателей по всем архивам региона.

ПИК «КАИСА-Архив» внедрен и успешно используется 33 архивами России и Украины:

1. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, Москва), 2004 г. 

В базе данных созданы две виртуальные выставки:

Первая мировая война в документах деятелей отечестенной культуры в РГАЛИ.

Документы А.К. Толстого в РГАЛИ.

2. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД, Красногорск), 2004 г. 

3. Российский государственный исторический архив (РГИА, Санкт-Петербург), 2007 г. 

В базе данных РГИА размещен отсканированный комплект описей (около 1 000 000 страниц). Постоянно пополняется база оцифрованных архивных дел. 

Созданы две виртуальные выставки:

История Российской благотворительности в документах РГИА;

Межархивная историко-документальная выставка «Петр Аркадьевич Столыпин и его реформы».

4. Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб), 2000 г.

5. Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге (ЛОГАВ), 2005 г.

Завершается создание полного путеводителя по фондам с систематизацией по СЕК. В декабре 2008 г. путеводитель представлен в сети Интернет.

6. Государственный архив Хабаровского края (ГАХК), 2007 г. Внедрен модуль «Фотокаталог», произведена конвертация описаний фотодокументов архива из базы данных «Архивный фонд».

7. Архив Соловецкого государственного историко-архитектурного и природного музея-заповедника, 2006 г. Информатизация архива документов, связанных с объектами культурного наследия.

8. Архив Научно-исследовательского центра (НИЦ) «Мемориал» (Санкт-Петербург), 2009 г.

9. Архив Государственного музея-заповедника «Петергоф», 2010 г.

10. Центральный государственный архив высших органов власти Украины (ЦГАВОВ, Киев), 2010 г.

11. Государственный исторический архив Сахалинской области 2010 г.

12. Институт русской литературы (Пушкинский Дом) (ИРЛИ РАН, Санкт-Петербург), 2010 г.

13. Государственный архив Приморского края (ГАПК, Владивосток) 2011 г.

14. Государственный архив Вологодской области, Вологда, 2011 г.

15. Государственный архив новейшей политической истории Вологодской области, Вологда, 2011 г.

16-20. Пять государственных архивов Псковской области в единой базе данных под управлением ПИК КАИСА-Архив, 2011 г.  

 Государственный архив Псковской области - ГКУ ПО «ГАПО» 

 Государственный  архив  в  г.  Великие Луки - ГКУ ПО «ГАВЛ»

 Государственный архив новейшей истории Псковской области - ГКУ ПО «ГАНИПО»

 Государственный архив документов по личному составу Псковской области - ГКУ ПО «АДЛСПО»

 Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области - ГКУ ПО «ГАСФАДПО»

21. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), 2011 г.

22. Государственный архив новейшей истории Новгородской области (ГАНИНО), 2012 г.

23. Государственный архив Новгородской области (ГАНО), 2012 г.

24. Архив Рязанского общества «Мемориал» (Рязань), 2012 г.

25. Архив Европейского университета, Санкт-Петербург, 2013 г.

26. Национальный архив Республики Бурятия, Улан-Удэ, 2013 г.

27. Государственный архив Пермского края (Пермь), 2013 г.

28. Государственный архив Красноярского края (Красноярск), 2013 г.

29. Государственный архив Томской области, Томск, 2013 г.

30. Электронный архив Пропповского центра гуманитарных исследований (Санкт-Петербург), 2014 г.

31. Государственный исторический архив Чувашской Республики, 2015 г.

32. Государственный архив Тульской области (Тула), 2015 г.

33. Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан (ЦГА АД РТ)